Os pilares para um efetivo programa de prevenção de fraudes

Todas as organizações, sejam públicas ou privadas, estão expostas a ocorrências de fraudes em suas operações. Precisamos entender que a fraude é todo ato ou omissão intencional desenhado para enganar ou ludibriar, gerando um prejuízo para uma pessoa ou uma empresa, ou então, proporcionando um ganho, de forma irregular, para perpetrador.

A fraude pode ser realizada pela empresa, para ganhar um projeto ou licitação, como temos visto ou então pode ser por um indivíduo, para ganhos próprios como por exemplo, a inclusão de uma despesa não realizada no relatório de reembolso de despesas, ou furto de mercadoria.

É impossível eliminar o risco de fraude em uma corporação, contudo, é possível mitigar este risco através de um processo robusto de sensibilização, identificação e prevenção de atos de fraude.

Antes de qualquer coisa, as empresas, através de seus gestores, devem ter consciência de que o risco existe e comprometimento com os fundamentos da prevenção. Por mais incrível que possa parecer, alguns gestores ainda não acreditam que possam ser alvo de um evento de fraude.

Quando trato deste tema nas corporações é comum ouvir que isto nunca aconteceu, que as pessoas são de confiança, que não existe este risco, que está tudo controlado e etc., até o dia que o evento se concretiza, e vão culpar a falta de sorte.

Todos dentro da organização são responsáveis pelo processo de prevenção da fraude, sem exceção, entretanto, a alta gestão é a responsável principal. Cabe a ela o estabelecimento de um ambiente interno propício para a conscientização da importância do combate à fraude, fortalecendo sua cultura de gestão de riscos e criando ferramentas para o combate e prevenção destas ocorrências.

A não existência do comprometimento com os valores éticos e nem com as melhores práticas de gestão pela alta administração e seus executivos seniores é o principal condutor para atividades ilícitas dentro da organização, como também, pela falta de fundamentos de governança efetivos e confiáveis.

É necessário que a organização tenha um programa de prevenção e combate à fraude robusto, que sensibilize todos os funcionários, prestadores de serviços, fornecedores e outras partes relacionadas quanto à: visão da empresa, processo de detecção e tratamento dos eventos relacionados com fraudes.

Este programa deve ser fundamentado nos seguintes pilares:

● Conscientização – É baseada na disseminação das políticas e programas de integridade através de reuniões periódicas, palestras, oficinas de trabalho e processo contínuo de elearning. É de extrema importância que os gestores seniores sejam o exemplo de comportamento esperado de todos os funcionários e partes relacionadas.

● Detecção – Aqui reside a parte operacional que abrange o processo de avaliação da exposição e identificação das vulnerabilidades nos diversos fluxos de transação e negócios, gerenciamento do risco de fraude e monitoramento dos controles internos existentes como resposta ao risco de fraude. Um canal de denúncias independente e efetivo é parte integrante deste fundamento, lembrando que 48% das fraudes corporativas, globalmente falando, são detectadas através deste canal.

● Tratamento – Deve ser claro para todos que compõem esta organização como será o tratamento quando da identificação de uma fraude, incluindo as penalidades das quais o fraudador estará à mercê. Para o sucesso do programa de prevenção é inadmissível qualquer flexibilidade para os atos de fraude, lembrando que não existe fraude que deva ser deixada de lado por ser pequena ou imaterial. Todas devem ser punidas, de forma que a empresa deixe claro que não admite, em nenhuma hipótese, atos desta natureza.

Na grande maioria das vezes o fraudador está dentro de casa, mas com o advento dos sistemas de processamento eletrônico e a convergência dos negócios para a plataforma digital e virtual, o fraudador também está lá fora, do outro lado da conexão. Está se tornando muito comum fraude realizada através de ciberataques; então a empresa deve ter ferramentas e políticas apropriadas para a segurança da informação e sistemas.

A fraude, para ocorrer, na maioria das vezes, apresenta três pontos básicos: oportunidade, motivação e o racional. Isto é o que o mercado denomina como sendo o triângulo da fraude.

A motivação e o racional ─ estes fazem parte do fraudador ─, contudo, a oportunidade, esta é dada pela empresa, principalmente por aquelas empresas que não têm processo de prevenção, nem cultura para gestão de risco, nem comprometimento com os fundamentos de governança, risco e controles internos, e muitas vezes não promove uma atividade de auditoria interna alinhada com as melhores práticas de gestão.

É justamente neste ponto que um processo robusto de prevenção de fraude faz a diferença. Ele reduz as oportunidades existentes, cria um ambiente voltado para os valores éticos e práticas de gestão eficazes, de maneira que o fraudador não se sinta motivado a perpetrar a fraude.

A implantação e manutenção de um programa como este tem mais chance de ter sucesso se a organização contar com profissionais especialistas em controles internos, os quais estão preparados para apoiar os gestores em suas responsabilidades de gerenciamento dos riscos e controles internos, incluindo a prevenção de fraude.

Também deve haver uma auditoria interna proativa e alinhada às normas internacionais de auditoria, para que ela possa realizar um monitoramento independente do desempenho e conformidade dos diversos processos e fluxo de transação e negócio. Para finalizar é fundamental que a organização, através de seus gestores, tenha consciência que gestão de riscos e controles internos são partes integrante para os fundamentos da governança, que por sua vez, cria condições para que a organização alcance com sucesso seus objetivos.

O sucesso de um efetivo programa de prevenção de fraude dependerá do total comprometimento de todos.

(10.08.2017)