PORTARIA INSS Nº 1.192, DE 25.11.2020

PORTARIA INSS Nº 1.192, DE 25.11.2020

Institui, a título de experiência-piloto, a Central de Análise de Benefício do Regime Próprio de Previdência Social.

O PRESIDENTE DO INSTITUTO NACIONAL DO SEGURO SOCIAL - INSS, no uso das atribuições que lhe confere o Decreto nº 9.746, de 8 de abril de 2019, e considerando o que consta do Processo Administrativo nº 35014.178914/2020-62, resolve:

CAPÍTULO I
DISPOSIÇÕES GERAIS

Art. 1º Instituir, no âmbito do Instituto Nacional do Seguro Social - INSS, a Central de Análise de Benefício do Regime Próprio de Previdência Social - CEAB/RPPS.

Parágrafo único. A CEAB/RPPS será vinculada simultaneamente às Diretorias de Gestão de Pessoas e Administração e de Atendimento, instituída a título de experiência piloto, pelo prazo de 6 (seis) meses.

Art. 2º Para os fins desta Portaria, considera-se:

I - plano de trabalho: documento preparatório, instituído pelo Presidente, na forma do Anexo e que delimita a atividade e a metodologia de mensuração efetiva de resultados para implementação da experiência-piloto;

II - programa de gestão: ferramenta fundada em plano de trabalho que disciplina o exercício de atividades realizadas no INSS, de forma a mensurar efetivamente os resultados;

III - trabalho desterritorializado: modalidade de trabalho em que o servidor recebe demandas originadas de diversas localidades sem relação necessária com a competência territorial de sua unidade organizacional de lotação;

IV - relatório de acompanhamento: documento que avalia o desempenho e o alcance de metas pelos servidores e pelo INSS; e

V - CEAB: unidades, de âmbito central, voltadas à gestão centralizada e à análise de processos de reconhecimento de direitos, de manutenção de benefícios e atendimento de demandas judiciais e de controle, requeridos pelos servidores do quadro de pessoal do INSS, em que o INSS figure como parte ou interessado, atuando seus integrantes em regime de dedicação exclusiva.

Art. 3º São diretrizes da CEAB a promoção e o desenvolvimento:

I - do conhecimento, pela uniformização de entendimentos;

II - dos processos internos, pela uniformização das normas e procedimentos;

III - do adequado aproveitamento dos recursos humanos, pela equalização da carga de trabalho entre os servidores e unidades;

IV - do adequado aproveitamento dos recursos materiais e logísticos, pela racionalização e economicidade dos recursos públicos;

V - dos resultados institucionais, da eficiência e mitigação do erro administrativo, pela especialização da atuação; e

VI - da política de redução dos riscos, pela desterritorialização do trabalho.

Art. 4º São objetivos da CEAB/RPPS:

I - aumentar a produtividade e a qualidade das atividades de reconhecimento de direitos, manutenção de benefícios e de atendimento de demandas judiciais e controle;

II - aumentar a qualidade técnica dos trabalhos e dos procedimentos adotados pelo INSS;

III - desenvolver práticas e instrumentos de gestão que forneçam organização, padronização e mensuração de processos de trabalho; e

IV - aperfeiçoar a organização e a gestão interna do INSS.

Art. 5º A participação do servidor na CEAB/RPPS não importará em alteração da sua lotação e seu desligamento não gera qualquer direito a trânsito, à indenização ou a qualquer espécie de ajuda de custo.

CAPÍTULO II
DA CEAB/RPPS

Seção I
Integração da equipe da CEAB

Art. 6º A instituição da CEAB/RPPS impede a atividade de reconhecimento de direitos, manutenção de benefícios e de demandas judiciais e de controle do RPPS, por servidores não integrantes à CEAB/RPPS.

Art. 7º A CEAB/RPPS será integrada por todos os servidores das Superintendência-Regional - SR, das Gerências-Executivas - GEX e das Agências da Previdência Social - APS, que ficarão dedicados exclusivamente à análise de requerimentos dos serviços sob sua competência.

§ 1º Os servidores integrantes CEAB/RPPS mantêm a subordinação administrativa à sua chefia imediata, a qual seguirá com a competência e responsabilidade relacionadas à homologação de frequência, férias e avaliação de desempenho.

§ 2º Os servidores integrantes CEAB/RPPS ficam subordinados ao gerente da CEAB/RPPS em relação ao acompanhamento da produtividade e dúvidas técnicas relativas à execução das atividades.

§ 3º Não poderá integrar a CEAB servidor que ocupe cargo em comissão do Grupo Direção e Assessoramento Superiores - DAS, de Natureza Especial, ou equivalentes, Função Comissionada do Poder Executivo - FCPE, Função Gratificada - FG, inclusive em substituição destes, ou Função Comissionada Técnica - FCT.

Art. 8º Para a composição da CEAB/RPPS, será realizada a identificação de perfil dos servidores que executam as atividades listadas, os quais serão indicados pelas SRs.

§ 1º Os servidores indicados na forma do caput serão alocados na Central, gradativamente, para o atendimento ao disposto nesta Portaria.

§ 2º Os servidores que farão parte da CEAB/RPPS deverão ser relacionados por meio de portaria das respectivas SRs.

§ 3º No caso de maior necessidade de força de trabalho para atuação na CEAB, será realizado chamamento.

Seção II
Sequência de processos das CEABs

Art. 9º A Diretoria de Atendimento - DIRAT definirá a sequência automática de processos a serem analisados pela CEAB no âmbito do Gerenciador de Tarefas - GET.

Parágrafo único. A sequência de que trata o caput deverá ser realizada em fila única de repositório em âmbito nacional.

Art. 10. Poderá ocorrer a distribuição manual de tarefas entre os integrantes da CEAB constituída especificamente para a análise de determinadas espécies de benefícios, hipóteses nas quais a sequência de que trata o art. 9º não precisará ser observada, nas seguintes situações:

I - quando houver limitação em sistema de benefícios que justifique a seleção manual do responsável pela tarefa;

II - em caso de falha dos sistemas corporativos envolvidos;

III - quando existir demanda judicial que justifique a priorização de determinada tarefa em detrimento da ordem estabelecida;

IV - na hipótese de:

a) mutirões temáticos ou regionais, constituição de equipes para análise específica de benefícios, ou iniciativas semelhantes; e

b) processos administrativos físicos, sem prejuízo da correspondente criação de processo eletrônico no GET;

V - quando o requerimento for elegível para análise e despacho de forma automatizada, ainda que tenha sido objeto de tratamento anterior de exigências.

Seção III
Transferência dos processos pendentes

Art. 11. Os processos pendentes e novos, referentes aos serviços prestados pela CEAB/RPPS, deverão ser transferidos para o Órgão Local - OL da CEAB/RPPS, em data definida pela Diretoria de Gestão de Pessoas e Administração - DGPA.

Parágrafo único. Os processos cujo reconhecimento do direito exija ações ou adequação dos sistemas que justifiquem sua manutenção na unidade de origem devem ser transferidos após a resolução do problema sistêmico. Seção IV
Meta de produtividade ordinária

Art. 12. Fica instituída a meta ordinária de produtividade de 90 (noventa) pontos mensais, conforme estabelecido no art. 20 da Portaria nº 1.038/PRES/INSS, de 7 de outubro de 2020.

§ 1º A meta mínima de produtividade de que trata o caput se aplicará a todos os servidores da CEAB/RPPS.

§ 2º Serão deduzidas da meta mensal, proporcionalmente, os dias de afastamento previstos nos arts. 97 e 102 da Lei nº 8.112, de 11 de dezembro de 1990.

§ 3º Os afastamentos deverão ser cadastrados no Sistema de Registro Eletrônico de Frequência - SISREF e Sistema de Acompanhamento de Gestão - SAG-Gestão ou no Sistema Eletrônico de Tarefas - e-Tarefas, conforme o caso, com antecedência mínima de 15 (quinze) dias, ressalvados os casos fortuitos ou de força maior, e os previstos:

I - na alínea "b" do inciso III do art. 97 da Lei nº 8.112, de 1990 (falecimento do cônjuge, companheiro, pais, madrasta ou padrasto, filhos, enteados, menor sob guarda ou tutela e irmãos);

II - no art. 202 (licença para tratamento de saúde); e

III - no art. 83 (licença por motivo de doença em pessoa da família).

Art. 13. Os integrantes da CEAB/RPPS poderão aderir aos programas de gestão do INSS devendo ser observada as especificidades de cada modalidade.

Seção V
Gerente da CEAB, suas obrigações e responsabilidades

Art. 14. A CEAB será coordenada diretamente por um Gerente, ao qual competirá:

I - cumprir e fazer cumprir os procedimentos previstos nesta Portaria;

II - organizar o fluxo de trabalho, coordenar e orientar os servidores integrantes da respectiva CEAB;

III - demandar a extração de dados gerenciais à Divisão de Monitoramento e Avaliação do Atendimento, avaliá-los e propor a atuação estratégica correspondente, zelando pela sua efetiva implementação;

IV - acompanhar a qualidade e a adaptação dos servidores na respectiva CEAB;

V - monitorar as métricas aprovadas e a qualidade dos processos de trabalho, propondo sua alteração ou melhoria, quando necessário;

VI - elaborar, trimestralmente, relatório de acompanhamento da CEAB, contendo avaliação dos efeitos e resultados alcançados em cada atividade e submetê-lo à DIRAT; e

VII - manter contato permanente com os servidores participantes da CEAB para repassar instruções de serviço.

Parágrafo único. As SRs, as GEXs e as APSs darão apoio logístico e administrativo ao trabalho do Gerente da CEAB.

Seção VI
Da supervisão

Art. 15. Compete à DIRAT, no âmbito da CEAB/RPPS:

I - supervisionar a CEAB em atividade;

II - acompanhar e avaliar os resultados da CEAB e de seus participantes, sobretudo quanto ao cumprimento das metas de desempenho e ajustes nos fluxos de trabalho com vistas ao incremento da produtividade e da eficiência; e

III - avaliar, trimestralmente, com emissão de relatório simplificado, o relatório de acompanhamento da CEAB elaborado pelo respectivo Gerente e propor ao Presidente do INSS, quando for o caso, as melhorias que entender pertinentes.

Art. 16. Compete à DGPA, no âmbito da CEAB/RPPS:

I - analisar, orientar e monitorar a conformidade e legalidade das análises de processos da CEAB/RPPS em atividade; e

II - acompanhar e avaliar os resultados da CEAB e de seus participantes, sobretudo quanto ao suporte técnico.

Art. 17. Esta Portaria entra em vigor em 3 de dezembro de 2020.

LEONARDO JOSÉ ROLIM GUIMARÃES

(DOU de 30.11.2020 - págs. 48 a 50 - Seção 1)

PLANO DE TRABALHO

CEAB/RPPS - CENTRAL ESPECIALIZADA DE ANÁLISE DE BENEFÍCIOS DO REGIME PRÓPRIO DE PREVIDÊNCIA SOCIAL

PLANO GERAL DE TRABALHO

Experiência-Piloto

1. APRESENTAÇÃO

A Transformação Digital no Instituto Nacional do Seguro Social - INSS, especificamente de sua área-fim, concretizou-se para elevar a produtividade em seus processos, otimização de recursos e garantir a assertividade no reconhecimento de direitos, o que traz grandes benefícios para a Instituição e para a sociedade em geral, principalmente a médio e longo prazos.

Entende-se ser fundamental manter esse processo de evolução nas demais áreas da Instituição, ao seguir o Mapa Estratégico do INSS, bem como o Plano de Ação, no que tange aos direcionadores destacados de "Processos e Inovação" e "Aprendizagem e Desenvolvimento", ao priorizar as ações de cultura da valorização da inovação, meritocracia e desempenho, estabelecer o constante aperfeiçoamento do ambiente tecnológico e organizacional com foco na eficiência, e fortalecer o conceito de gestão por competências, orientando a alocação da força de trabalho sob essa ótica.

Todas essas premissas convergem para viabilizar a supressão ou, ao menos, a minimização das carências atuais da administração interna, seja a diminuição da força de trabalho, ou o acúmulo de afazeres concentrados em equipes diminutas espalhadas nas 104 (cento e quatro) Gerências-Executivas - GEX e nas 5 (cinco) Superintendências- Regionais - SR. É necessária a revisão de rotinas, a uniformização dos procedimentos, a otimização do atendimento dos requerimentos administrativos, a segmentação em prol da especialização dos serviços, bem como a adequação do controle e a maximização da produtividade dos servidores envolvidos nessa atividade.

Dessa forma, torna-se imprescindível o desenvolvimento de novos instrumentos de gestão, de modo a contemplar diretrizes de trabalho mais eficazes, como a que apresentamos neste documento: a Central Especializada de Análise de Benefícios do Regime Próprio de Previdência Social.

Nesse sentido, o presente Plano de Trabalho apresenta proposta de desenvolvimento de trabalho centralizado a distância para os servidores CEAB/RPPS, que favorecerá o aperfeiçoamento dos processos de trabalho, em especial para o aumento da produtividade e da qualidade daqueles que atuam nas áreas administrativas do Instituto, em razão da dedicação exclusiva na análise de processos.

2. CENÁRIO A SER ENFRENTADO

2.1 Diagnóstico, aspectos precedentes e cenário encontrado Preliminarmente, destaca-se que o desenvolvimento dessa modalidade de governança no INSS, deve levar em consideração o atual cenário das áreas de Gestão de Pessoas (Dados de Jul/2020):

I - há lotação atual de 840 (oitocentos e quarenta) servidores nas unidades descentralizadas de Gestão de Pessoas, conforme extração de dados emitida pela DGPA; e

II - foi realizada pesquisa direcionada aos servidores que executam atividades de pessoal nas GEX, SR e Administração Central para verificar os conhecimentos e habilidades e a composição da força de trabalho por especialização. A pesquisa obteve retorno de 62% (sessenta e dois por cento) de formulários encaminhados, o que corresponde a 520 (quinhentas e vinte) pesquisas respondidas.

Dentre as respostas, informaram que possuem pleno ou muito bom conhecimento na matéria de inativos 130 (cento e trinta) servidores, que afirmaram executar as atividades abarcadas por este plano de trabalho. Ou seja, um total de 25% (vinte e cinco por cento) da atual força de trabalho da área de Gestão de Pessoas. Diante dos números acima apresentados, pode-se propor ações estruturadas que viabilizarão de forma sustentável a manutenção da qualidade e celeridade no atendimento às demandas que serão objeto de centralização.

Destaca-se ainda a tendência da Administração nos últimos anos em prezar por uma política de contenção e utilização consciente dos recursos financeiros, bem como do uso da tecnologia em prol da potencialização no desempenho das atividades diárias, além de melhor dimensionamento dos processos de trabalho para uma gestão mais eficiente e resolutiva.

2.2 Principais ações realizadas de 2017 a 2019 e resultados preliminares Uma série de ações foi tomada desde o ano de 2017 e está em plena execução para consecução desses objetivos. Alguns resultados bastante positivos já são perceptíveis na presente data.

Na área de Gestão de Pessoas, foram reunidas as SOGP da cidade de São Paulo/SP, unificando as atividades e subdividindo as atribuições em núcleos que priorizaram tarefas codependentes e similares, a fim de dar celeridade e qualidade ao atendimento das demandas.

As prioridades para o período relacionado foram estabelecidas, conforme segue:

I - otimizar os prazos para resolutividade dos requerimentos e processos administrativos;

II - melhorar a produtividade dos servidores; e

III - organizar as demandas e proporcionar maior transparência nos processos.

Nessa vivência, constatou-se que houve êxito na implementação dos métodos de trabalho através do feedback positivo dos participantes dessas ações, sendo destacadas a facilidade de comunicação, troca de conhecimento e experiências, alta resolutividade em situações incomuns e/ou adversas e unidade nos procedimentos.

Ao serem questionados se gostariam de retomar o método antigo, os participantes informam que preferem manter a divisão dos trabalhos por núcleo especializado.

2.3 Ações estruturadas

O objetivo da centralização é abranger algumas atividades das chamadas áreas meio composta pela Gestão de Pessoas, no que tange a atividades relacionadas aos inativos, tanto pelo cenário anteriormente apresentado sobre a quantidade de servidores lotados em unidades administrativas, quanto pela facilidade de atuar em áreas específicas, aplicando maior empenho e conhecimento em seus trabalhos.

Para que isso se concretize, são necessárias ações que permitam realizar em uma única Unidade de Pagamento - UPAG ou Órgão Local - OL correspondente à Central Especializada para Análise de Benefícios do Regime Próprio de Previdência Social.

Estas ações incluem anuência para expedir atos concessórios, autorizativos, processos centralizados dispostos em repositório de fila única, unificação de procedimentos, despachos decisórios, entre outros, diminuindo assim processos morosos e burocráticos.

Considera-se de extrema importância a adequação de sistemas gerenciadores de tarefas para melhor controle e apuração dos resultados de desempenho da Central Especializada.

Faz-se necessário também a instituição de novos papéis dentro do modelo de Gestão aqui apresentado, como um gerente para a Central. Também será primordial a indicação dos servidores participantes da CEAB/RPPS em atos designatórios, expressando que trabalharão de forma exclusiva em suas áreas de atuação.

Essas e outras medidas de gestão contribuirão para melhorar de forma ainda mais significativa o desempenho nas atividades ao proporcionar todos os benefícios citados neste documento.

2.4 Objetivos

2.4.1 Aumentar a resolutividade nas análises requerimentos e processos de requerimentos benefícios oriundos de forma a atender as demandas relacionadas aos públicos interno e externo;

2.4.2 Promover a celeridade, eficiência, economicidade e qualidade no desempenho das atividades administrativas;

2.4.3 Aperfeiçoar a organização e a gestão interna do INSS;

2.4.4 Definir parâmetros objetivos de produtividade, a fim de contribuir para o equilíbrio entre demanda e capacidade de conclusão das solicitações; e

2.4.5 Promover a qualidade de vida dos seus servidores e valorizar os segmentos internos das áreas de apoio desta Instituição.

3. CENTRAL DE ANÁLISE DE BENEFÍCIOS DO REGIME PRÓPRIO DE PREVIDÊNCIA SOCIAL

A CEAB/RPPS será uma unidade centralizada, especializadas em serviços administrativos, de âmbito nacional, porém mantendo a lotação original de seus participantes nas respectivas unidades descentralizadas, inclusive no que tange à subordinação à chefia imediata.

Objetivando a distribuição igualitária da demanda em relação à força de trabalho, bem como a impessoalidade das decisões e o combate a fraudes, optou-se pela organização dos requerimentos administrativos em uma fila única nacional, de forma a desvincular a demanda da estrutura organizacional atual da Autarquia.

A CEAB/RPPS será gerida pelo respectivo Gerente e supervisionada pela Diretoria de Gestão de Pessoas no aspecto técnico e pela Diretoria de Atendimento no aspecto de coordenação dos trabalhos, entre outras atribuições, como auxiliar na organização dos fluxos de trabalho, coordenar e orientar o gerente, monitorar as métricas aprovadas e a qualidade dos processos de trabalho, propondo sua alteração ou melhoria, quando necessário, e elaborar relatórios de acompanhamento com avaliação dos resultados alcançados em cada atividade.

3.1 Experiência-Piloto

A realização de experiência-piloto tem a finalidade de avaliar o desempenho do modelo, a pertinência de sua expansão, bem como promover eventuais aprimoramentos e ajustes na nova modalidade de trabalho.

Para tanto, fixa-se o período de duração de 6 (seis) meses para a realização da experiência-piloto.

Serão realizadas reuniões periódicas para fins de acompanhamento e monitoramento dos trabalhos desenvolvidos, com apresentação de relatórios contendo os resultados parciais.

Passado o prazo, deverão ser apresentados os resultados finais de Demanda x Atendimento, bem como informações dos quantitativos de servidores necessários para composição da CEAB/RPPS, relatórios de análises estratégicas referente ao projeto, e também os apontamentos das ações que demandem instâncias superiores para viabilização e implementação do projeto. Esse material será disponibilizado para apreciação das Superintendências, Diretorias e Presidência.

Tendo sido avaliado o projeto e considerado apto para total implementação, a critério e interesse da administração, a CEAB/RPPS será instituída em caráter permanente.

3.2 Da abrangência

A experiência-piloto da CEAB/RPPS será realizada de maneira desterritorializada, nas unidades administrativas de suas lotações de origem nas GEXs, SRs e Administração Central e abarcando todos os servidores selecionados e indicados pelos respectivos Superintendentes-Regionais.

O acervo de requerimentos, proveniente dos sistemas SEI, SIGEPE e GET, a ser objeto de atuação na experiência-piloto da CEAB/RPPS, abrangerá todas as tarefas listadas abaixo:

I - CEAB/RPPS - Aposentadoria Compulsória;

II - CEAB/RPPS - Aposentadoria Servidor com deficiência;

III - CEAB/RPPS - Aposentadoria por incapacidade permanente;

IV - CEAB/RPPS - Aposentadoria Voluntária;

V - CEAB/RPPS - Auxílio Funeral;

VI - CEAB/RPPS - COMPREV RI - RGPS;

VII - CEAB/RPPS - COMPREV RI - RPPS;

VIII - CEAB/RPPS - COMPREV RO;

IX - CEAB/RPPS - Demandas Judiciais - fornecer subsídios;

X - CEAB/RPPS - Demandas Judiciais - cumprir decisão;

XI - CEAB/RPPS - Encerramento da Aposentadoria;

XII - CEAB/RPPS - Encerramento de Pensão por Morte;

XIII - CEAB/RPPS - Manutenção - Atualização Cadastral;

XIV - CEAB/RPPS - Manutenção - Demandas de Órgão de Controle;

XV - CEAB/RPPS - Manutenção - Demandas de Ouvidoria;

XVI - CEAB/RPPS - Manutenção - GEAP;

XVII - CEAB/RPPS - Manutenção - Isenção de Imposto de Renda;

XVIII - CEAB/RPPS - Manutenção - Pagamento de Exercícios Anteriores;

XIX - CEAB/RPPS - Manutenção - Pagamento de Resíduo;

XX - CEAB/RPPS - Manutenção - Reativação de benefício suspenso por falta de recadastramento;

XXI - CEAB/RPPS - Manutenção - Recadastramento com visita em domicílio;

XXII - CEAB/RPPS - Manutenção - Reposição ao Erário;

XXIII - CEAB/RPPS - Manutenção - Requerimentos, Informações e Declarações;

XXIV - CEAB/RPPS - Manutenção - Assistência Saúde Suplementar;

XXV - CEAB/RPPS - Manutenção - Recomando de Pagamento;

XXVI - CEAB/RPPS - Pensão Alimentícia;

XXVII - CEAB/RPPS - Pensão por Morte;

XXVIII - CEAB/RPPS - Recurso Administrativo;

XXIX - CEAB/RPPS - Reversão de Aposentadoria;

XXX - CEAB/RPPS - Revisão de Aposentadoria; e

XXXI - CEAB/RPPS - Revisão de Pensão por Morte.

3.3 Do perfil e do quantitativo de servidores

Os participantes lotados nas Gestão de Pessoas e que forem selecionados passarão a integrar a CEAB-RPPS, após ato conjunto publicado pela DGPA e DIRAT.

O servidor será avaliado em seu desempenho, devendo demonstrar as seguintes habilidades:

I - capacidade de organização e autodisciplina;

II - cumprimento das atividades nos prazos estabelecidos;

III - interação com os demais participantes da equipe;

IV - aprendizado e utilização de novas tecnologias e formas de trabalho;

V - atuação tempestiva;

VI - pró-atividade na resolução de problemas; e

VII - orientação para resultados.

Será observado de forma rigorosa o desempenho dos servidores que atuarem na CEAB/RPPS, por meio de monitoramento de desempenho e metas de maneira a manter a avaliação constante.

3.4 Do controle de frequência e produtividade

Os servidores submetidos à experiência-piloto durante o período estabelecido continuarão a registrar sua frequência no Sistema Eletrônico de Frequência - SISREF, cumprindo sua carga horária semanal, caso não faça adesão a algum Programa de Gestão.

Os integrantes da CEAB/RPPS poderão aderir aos Programas de Gestão estabelecidos pela Portaria nº 1.038/PRES/INSS, de 7 de outubro de 2020.

3.5 Do acompanhamento

O acompanhamento do desenvolvimento das atividades será realizado pelas Diretorias de Atendimento e de Gestão de Pessoas e Administração - DIRAT e DGPA, nas suas respectivas competências.

3.6 Resultados esperados

O aumento da produtividade dos servidores é o principal resultado a ser alcançado com a CEAB/RPPS. Além de garantir mais celeridade, eficiência, qualidade e economicidade nas ações envolvendo a resolutividade dos requerimentos administrativos, permitirá, ainda, a valorização dos serviços prestados por este Instituto.

4. MATRIZ DE RISCO

5. CRONOGRAMA

(*) Data de Publicação - DP