Sistema Abrapp, Sindapp, ICSS e UniAbrapp inicia uso do portal Atlas Governance

Os órgãos colegiados da Abrapp, Sindapp, ICSS e UniAbrapp implantaram, em fevereiro, a plataforma Atlas Governance em suas reuniões. O portal engloba toda a dinâmica de convocação de reuniões, acesso à pauta, documentação para apresentação prévia, estrutura de minuta de ata e ambiente de votação com registro feito dentro da plataforma. Ela é oferecida por meio de parceria com a Conecta para as Associadas com um custo reduzido. De acordo com a Superintendente Executiva da Conecta, Claudia Janesko, a parceria com a Atlas começou por conta de uma demanda das próprias entidades fechadas.

“A primeira fundação a utilizar o portal foi a Forluz. No ano passado, mais entidades se interessaram e solicitaram à Conecta que trabalhasse em forma de parceria. De posse dessa demanda, entramos em contato para ter uma primeira conversa e entender como estava a plataforma", explica Claudia. Com base nos atributos de gestão da governança, pela agilidade relevante e outros recursos interessantes oferecidos, a Conecta iniciou, então, a negociação para oferta da plataforma às entidades.

Após a parceria, a Abrapp implantou a plataforma dentro de sua estrutura de superintendentes, utilizando o portal nas reuniões semanais do grupo, o que agregou bastante valor, segundo Claudia. Posteriormente, o uso da plataforma foi estendido para todos os colegiados da associação, bem como do ICSS, Sindapp e UniAbrapp. "Por meio da parceria, conseguimos preços e atendimento diferenciado. Buscamos trabalhar com escala, negociamos uma condição e estabelecemos uma tabela diferenciada para todo o sistema", diz Claudia.

Case - A Ceres foi a primeira entidade a fechar a parceria com a Conecta e já implantar em suas reuniões o uso da plataforma. Segundo a Assessora de Inovação e de Previdência da entidade, Elayne Cachen, os diretores e conselheiros da Ceres tiveram o primeiro contato com o Atlas Governance durante o 40º Congresso Brasileiro da Previdência Complementar Fechada, realizado no ano passado, o que facilitou sua implantação nos órgão colegiados. "Introduzimos a ferramenta na entidade em dezembro, e a customização e parametrização foi rápida. Tivemos um treinamento, e em janeiro começamos a usar nos conselhos, na diretoria, e em grupos de trabalho e comitês", diz Elayne.

Funcionalidades - Entre os principais atributos diferenciados do Atlas Governance está o processo de convocação das reuniões e a inserção de material para análise, que podem ser feitos dentro da plataforma, com notificação imediata para os membros de cada board da reunião. Além disso, a pauta e todos os materiais anexos, quando inclusos dentro da agenda da reunião, podem ser acessados pelos conselheiros ou diretores de forma antecipada para estudo, deliberação ou encaminhamento.

Tudo isso é feito com critérios de segurança bem estabelecidos, conforme explica o CEO da Atlas Governance, Eduardo Carone. "No portal, lidamos com informações extremamente sigilosas. Hoje, a maior parte dessas informações é enviada por e-mail, o que é inseguro, pois além de poder ser enviado para qualquer pessoa, não há a rastreabilidade de quem teve acesso. A segurança do Atlas é importante, pois todo documento que é acessado é rastreado. Além disso, se alguém faz o download de algum material, isso gera uma marca d'água com o nome da pessoa em todas as páginas". Os administradores do sistema têm ainda acesso a um módulo chamado log de auditoria, registrando 100% dos usuários que entraram na conta.

A disponibilidade da informação também é um pilar importante dentre as funcionalidades do Atlas Governance. "Oferecemos acesso móvel em qualquer dispositivo com aplicativos para Android e iOS, além do processo de digitalização de documentos. O Atlas tem ainda uma função chamada 'anotações'’, por meio da qual é possível fazer comentários privados, mas que podem ser compartilhados", explica Carone. Indexação da informação e follow up formam o terceiro pilar de funcionalidades do Atlas, que indexa 100% dos documentos digitalizados. "Ou seja, se você quiser procurar uma ata ou algum assunto específico discutido em conselho, ele encontra o arquivo por meio de palavras-chaves ou sinônimos da busca", destaca.

Fiscalização e auditoria - Além das funcionalidades oferecidas para membros de boards das organizações, o Atlas também traz facilidades em termos de auditoria e fiscalização. "Existe um recurso de permissionamento granular, onde é possível dar acesso a um fiscal ou auditor a determinadas reuniões, documentos, pautas e atas. Além disso, pelo log de auditoria, é possível avaliar tudo o que o fiscal faz dentro do sistema", explica Eduardo Carone. O uso da plataforma pode gerar um ganho às ações fiscais, tanto para entidades que precisam organizar os documentos e encontrá-los com agilidade, quando aos órgãos fiscalizadores, que recebem esses documentos de maneira mais simples e organizada.

Fonte: Acontece Abrapp, em 03.03.2020.