Comissões Técnicas: Cresce o número de reuniões virtuais

Por Jorge Wahl

Desde 2014 até agora as Comissões Técnicas da Abrapp realizaram 83 reuniões a distância, por telefone ou usando os recursos oferecidos no formato videoconferência. Em 2016, até agora, porém, esse número já dobrou, em comparação com igual período do ano passado. É, portanto, o que se pode chamar de tendência e, ainda mais, reforçada pela necessidade de na medida do possível e sempre que couber, sem perda da qualidade,  se substituir a reunião presencial por outra virtual.

O propósito básico, claro, é economizar tempo e recursos, mas a reunião virtual ajuda também no sentido de que pode acontecer no contexto de uma necessidade mais urgente, uma vez que elimina a necessidade de deslocamento e de um  maior número de providências a serem tomadas previamente - e tudo que isso envolve. Há ainda um evidente maior conforto em tudo.

Urgência -  Para ilustrar isso, talvez nada melhor do que a reunião realizada dias atrás pela Comissão Técnica Nacional de Investimentos, em resposta a uma necessidade mais urgente que surgiu, a de levar aos integrantes da CTN o conteúdo de uma manifestação da CVM - Comissão de Valores Mobiliários a respeito de um assunto de nosso interesse.

Assim, foi-se o tempo em que meios remotos eram prerrogativa das Comissões Técnica Nacional e Regionais de Tecnologia da Informação, algo que começou a mudar com os novos hábitos da Comissão Técnica Nacional de Governança e sua Regional Sul.

Na semana passada a ferramenta foi utilizada por duas comissões regionais nordeste, a de Assuntos Jurídicos e a de Contabilidade.

Nova ferramenta - Aliás, tanto é uma iniciativa oportuna e necessária que a Abrapp está disponibilizando uma nova ferramenta, a Adobe Connect, trazendo ainda mais vantagens e facilidades em seu emprego. Isso vem sendo informado nos últimos dias aos coordenadores das Comissões Técnicas, em meio ao material que estes vêm recebendo para colocá-los a par das novas possibilidades que passaram a existir.

Os ganhos no formato virtual são muitos, mas não se trata de uma receita que possa ser recomendada em todos os casos. A reunião por videoconferência, por exemplo, é recomendada para reuniões curtas, em média de  2 horas de duração ou um pouco mais e que tratem de  questões objetivas. Se este for o caso, reunir-se remotamente, utilizando a tecnologia disponível, é algo que favorece sob vários aspectos: Gravação da reunião, facilitando backup; compartilhamento de arquivos; possibilidade de se tornar mais intenso o bate-papo entre os participantes; e possibilidade de inserção de notas para rascunho de ata e afins.

Alguns cuidados e práticas são recomendadas. Por exemplo, é imprescindível uma boa conexão (link de 2 MB no mínimo), sendo que o recomendável é a  utilização do navegador Google Chrome. O uso do “fone de ouvido” para a saída do som é mais eficiente, além de ser mais indicado para um ambiente de  escritório.  Recomenda-se ainda deixar apenas o microfone do relator habilitado, evitando ruídos. Os demais participantes poderão habilitar seus microfones quando forem falar, sendo que preferencialmente todos os equipamentos devem ser testados antes do evento. 

Fonte: Diário dos Fundos de Pensão, em 20.05.2016.