Circular SUSEP nº 646/2021: Processo para Reparação de Apontamento

A Superintendência de Seguros Privados (SUSEP) publicou a Circular nº 646/2021, que institui o Processo para Reparação de Apontamento (PRA) como medida de supervisão a ser utilizada pelo regulador, com o objetivo de determinar e considerar a reparação de apontamentos pelos entes supervisionados, relativo à infração administrativa ou não.

Conforme definição prevista na Circular, Apontamento é todo e qualquer fato, ação ou situação que, a juízo da SUSEP, deva ser regularizado, cessado, alterado, saneado, corrigido ou compensado, inclusive os relativos à infração administrativa, e os caracterizados como deficiências no Sistema de Controles Internos, na Estrutura de Gestão de Riscos ou na governança corporativa.

A Circular visa a ampliação dos instrumentos coercitivos atualmente existentes com o intuito de dar maior efetividade ao processo fiscalizatório e de atingir a finalidade de correção e descontinuidade de atos irregulares, que, muitas vezes, não é obtida por meio da mera aplicação de uma penalidade administrativa, pecuniária ou não.

O PRA é instituído como medida de supervisão alternativa ou complementar à instauração do Processo Administrativo Sancionador, conforme previsto na Resolução CNSP nº 393/2020, que dispõe sobre as sanções administrativas.

No que diz respeito às regras e procedimentos aplicáveis ao PRA, de acordo com as previsões da Circular nº 646/2021, destacam-se os seguintes pontos:

• As atribuições indicadas na Circular também serão exercidas pelo diretor responsável no caso de sociedade seguradora participante do Sandbox Regulatório;

• O PRA não poderá ser instaurado para reparação de situações abrangidas por termo de compromisso de ajustamento de conduta ou planos de regularização previstos na regulação prudencial, de fiscalização especial, direção fiscal, intervenção ou liquidação;

• A instauração do PRA não obsta a lavratura, a instauração ou o prosseguimento de processos administrativos sancionadores para apuração de condutas relacionadas, ou não, ao apontamento;

• O PRA será instaurado através de intimação endereçada ao diretor responsável pelas relações com a SUSEP, com prazo para reparação de apontamento de 30 (trinta) dias corridos, contados a partir de seu recebimento. A SUSEP deverá informar os parâmetros que observará para considerar o apontamento reparado;

• O diretor responsável pelas relações com a SUSEP deverá, em manifestação dirigida à unidade que instaurou o PRA e no prazo referido, comunicar a reparação integral do apontamento. Caso não seja possível a reparação do apontamento no prazo previsto, deverá ser apresentado plano de ações ou apresentar contestação, caso discorde de um ou mais apontamentos. Na hipótese de não haver qualquer manifestação, o PRA será encerrado e será providenciada a instauração de Processo Administrativo Sancionador;

• O plano de ações deverá conter elementos mínimos, tais como a justificativa para a impossibilidade da reparação do apontamento no prazo determinado e o prazo para a implementação de cada uma das ações previstas, dentre outras especificidades determinadas pela proposta;

• O diretor responsável pelas relações com a SUSEP e eventuais diretores estatutários indicados como responsáveis pela reparação do apontamento deverão adotar as providências necessárias, sob pena de responsabilização administrativa pessoal, sendo mantida a responsabilização do ente supervisionado, se o caso;

• O plano de ações poderá ser indeferido por ausência ou inadequação de qualquer dos elementos mínimos exigidos, ou ainda por falta de razoabilidade do prazo requerido para a reparação do apontamento. Nesta oportunidade, poderá ser apresentado um segundo plano de ações, com as adequações necessárias, no prazo de 15 (quinze) dias corridos;

• Caso não haja manifestação no prazo acima definido, a unidade que instaurou o PRA providenciará seu encerramento e a instauração de PAS. Ainda, caso o segundo plano de ações seja também indeferido, o PRA será encaminhado ao superior hierárquico da unidade que o instaurou, que decidirá pela aceitação do plano ou pela confirmação do indeferimento, hipótese em que será instaurado Processo Administrativo Sancionador;

• Poderá ser solicitada a prorrogação da data limite para a reparação do apontamento, a título de exceção, desde que o requerimento seja encaminhado antes da data limite e com as devidas justificativas;

• No prazo de 30 (trinta) dias concedidos para a reparação do apontamento poderá ser apresentada contestação pelo diretor responsável pelas relações com a SUSEP, a qual deverá acompanhar exposição minuciosa dos motivos e documentos que comprovem as alegações. A contestação poderá ser deferida, sendo o apontamento desconsiderado, ou indeferida, sendo concedido novo prazo para reparação ou apresentação de plano de ações. Quando a contestação for entendida como meramente protelatória, o PRA será encerrado e será determinada a instauração de Processo Administrativo Sancionador;

• A unidade de auditoria interna do ente supervisionado, se houver, deverá emitir relatório contendo avaliação e ações adotadas para o cumprimento da data limite. Caso haja o cumprimento apenas parcial da reparação, a unidade deverá opinar pelas razões que contribuíram para esta ocorrência;

• A SUSEP analisará os documentos encaminhados e considerará se o apontamento foi reparado ou não, podendo realizar fiscalização para tanto. O PRA será encerrado e, caso se entenda que não houve a reparação, será instaurado Processo Administrativo Sancionador; e

• A SUSEP deverá comunicar o diretor responsável sobre todas as decisões proferidas com base nas disposições desta Circular. Caso decisão seja por indeferimento do pleito apresentado, a comunicação deverá expor de maneira clara e objetiva as razões do indeferimento.

A Circular nº 646/2021 entrou em vigor em 1º de dezembro de 2021, revogando a Circular SUSEP nº 340, de 23 de março de 2007, e pode ser acessada na íntegra neste link.

 SUSEP Circular 646/2021: Process of Revision of Inconsistent Record (“Processo para Reparação de Apontamento”)

The Superintendence of Private Insurance (SUSEP) has published Circular No. 646/2021, which institutes the Process of Revision of Inconsistent Record (“Processo para Reparação de Apontamento” or “PRA”) as an oversight measure to be used by the regulator, with the purpose of considering and determining the remedy of negative record entries by the supervised entities, whether related to administrative infractions or not.

As per the definition provided in the Circular, an Inconsistent Record (“Apontamento”) is any fact, action or situation that, according to SUSEP’s judgment, must be regularized, ceased, changed, adjusted, corrected or compensated, including those related to administrative infractions, and those characterized as deficiencies in the Internal Controls System, in the Risk Management Structure or in corporate governance.

The Circular aims to expand the coercive instruments currently in place in order to make the oversight process more effective and to achieve the purpose of correcting and discontinuing irregular acts, which is often not achieved by merely applying an administrative penalty, whether pecuniary or not.

The PRA is instituted as an alternative or complementary oversight measure to the opening of an Administrative Sanctioning Proceeding (“PAS”), as established in CNSP Resolution No. 393/2020, which provides for administrative sanctions.

With regard to the rules and procedures applicable to the PRA, according to the provisions of Circular No. 646/2021, the following points stand out:

• The attributions indicated in the Circular will also be exercised by the responsible director in the case of an insurance company participating in the Regulatory Sandbox;

• The PRA may not be instated to remedy situations covered by a term of commitment for conduct adjustment or regularization plans provided for in prudential regulation, special supervision, supervisory guidance, intervention or liquidation;

• The opening of a PRA does not prevent the drawing up, the opening or the continuation of an Administrative Sanctioning Proceeding to investigate conduct related or not to the Inconsistent Record;

• The PRA will be opened by means of a subpoena addressed to the director responsible for relations with SUSEP, with a period for the remedy of the Inconsistent Record of 30 (thirty) calendar days as of its receipt. SUSEP must inform of the parameters that it will observe in order to consider the Inconsistent Record remedied;

• The director responsible for relations with SUSEP must, in a statement addressed to the unit that opened the PRA and within the period referred to, communicate the full remedy of the Inconsistent Record. If it is not possible to remedy the Inconsistent Record within the prescribed period, a plan of action must be presented or an objection lodged, in the event of disagreement with one or more of the items in the Inconsistent Record. If there is no response, the PRA will be closed and an Administrative Sanctioning Proceeding will be initiated;

•The action plan must contain minimum elements, such as the justification for the impossibility of remedial action on the Inconsistent Record within the deadline stipulated and the deadline for the implementation of each of the actions provided for, among other specificities determined by the proposed Circular;

• The director responsible for relations with SUSEP and possible statutory directors appointed as responsible for remedial action of the Inconsistent Record must adopt the necessary measures, under penalty of personal administrative liability, with liability of the supervised entity being maintaining, if applicable;

• The action plan may be rejected due to the absence or inadequacy of any of the minimum elements required, or due to the unreasonableness of the period requested for remedial action on the Inconsistent Record. In such cases, a second action plan may be presented, with the necessary adjustments, within 15 (fifteen) calendar days;

• If no statement has been issued within the period defined above, the unit that initiated the PRA will provide for its closure and the initiation of a PAS. Furthermore, if the second action plan is also rejected, the PRA will be forwarded to the hierarchical superior of the unit that initiated it, who will decide whether to accept the plan or to confirm the rejection, in which case a PAS will be initiated;

• An extension of the deadline for remedial action on the Inconsistent Record may be requested, as an exception, provided that the request is forwarded before the deadline and with due justifications;

• Within the period of 30 (thirty) days granted for remedial action on the Inconsistent Record, the director responsible for relations with SUSEP may present an objection, which must be accompanied by a detailed explanation that includes the reasons and documents that prove the allegations. The objection may be accepted, and, if so, the Inconsistent Record is disregarded, or dismissed, in which case a new deadline for the remedy or presentation of an action plan is granted. When the objection is understood to be merely a delaying tactic, the PRA will be terminated and the opening of an Administrative Sanctioning Proceeding will be determined;

• The internal audit unit of the supervised entity, if any, must issue a report containing the evaluation and actions taken for compliance with the deadline. If there is only partial fulfillment of the remedy, the unit must give an opinion on the reasons that contributed to this occurrence;

• SUSEP will analyze the documents forwarded and will consider whether the Inconsistent Record was remedied or not, and may carry out inspections to this end. The PRA will be terminated and, if it is understood that the remedy did not occur, an Administrative Sanctioning Proceeding will be opened;

• SUSEP must communicate to the director in charge all decisions rendered based on the provisions of this Circular. If the decision is to reject the request, the communication must clearly and objectively state the reasons for the rejection.

Circular 646/2021 came into force on December 1, 2021, repealing SUSEP Circular 340, of March 23, 2007, and can be fully accessed through this link.

Fonte: Demarest, em 13.12.2021